Frakt24 - FleetX Akademi
Administrator · Nivå 2 · Effektiv hverdag

Fakturering, eksport og oppgjør

Lær å sette opp det økonomi trenger for å fakturere, eksportere til regnskapet og gjøre opp med sjåførene.

Ny 15 min Faktura · modul 25 Ressursoppgjør · modul 26
1

Mål og hvorfor

Dette lærer du

  • velge regnskapsformat og sende eksporten automatisk til regnskapet
  • sørge for at fakturaene eksporteres med kundenummeret fra regnskapet
  • lage fakturagrupper, så økonomi kan fakturere kundene i ulik rytme
  • gjøre en sjåfør eller underleverandør klar for ressursoppgjøret

Økonomi kjører faktureringen, eksporten og ressursoppgjøret. Om resultatet blir riktig, avgjøres av oppsettet du har gjort på forhånd. Feil her merkes sent. En faktura uten kundens regnskaps-ID eksporteres med Frakt24-kundenummeret, og det nummeret følger fakturaen for alltid. En sjåfør uten Generate settlement = Yes kommer aldri med i oppgjørskjøringen. Test derfor alltid en eksport sammen med regnskapsføreren etter en endring.

Alle fanene i klientinnstillingene går vi gjennom i leksjonen Klientinnstillinger. Selve arbeidet til økonomi står i leksjonene Overføringen til regnskapet og Ressursoppgjøret.

2

Begreper

Accounting export formatRegnskapssystemet og formatet eksporten lages i. Det kan være en fil økonomi laster ned, eller en direkte kobling (API).
Use customer accounting idSlår på feltet Accounting id på kundekortet. Da eksporteres fakturaene med kundenummeret fra regnskapet.
Send export files to APISender eksportfilene automatisk til regnskapsbyrået eller regnskapssystemet. Da trenger ikke økonomi å laste dem ned.
InvoicegroupsRegisteret over faktureringsgrupper, for eksempel Ukentlig og Månedlig. Økonomi kan fakturere hver gruppe for seg.
Generate settlementInnstillingen på ressurskortet som tar ressursen med i ressursoppgjøret. Den viser også fanen Finance.
3

Vis meg

Skjermbildene viser de tre stedene du setter opp: regnskapsdelen av klientinnstillingene, fakturagruppene og ressurskortet. Klikk på en del av et bilde for å se hva den er for. Under kan du prøve det selv i en interaktiv gjennomgang.

Prøv det selv i Steptour

En interaktiv gjennomgang tatt opp i Frakt24. Du klikker deg gjennom stegene selv, og den åpnes over denne siden.

4

Prøv selv

Regnskapsføreren melder at fakturaene fra Frakt24 havner på feil kunder i regnskapet: kundenumrene stemmer ikke med kundelisten deres. Hva gjør du?
5

Sjekk deg selv

Alle riktige gir fullført
Svar riktig på alle for å fullføre leksjonen Du ser hvilke svar som er feil, og kan prøve så mange ganger du vil. Leksjonen teller mot merket for nivå 2 i Administrator: 0 av 9 fullført.
1. En ny underleverandør skal gjøres opp, men økonomi finner ham ikke i oppgjørskjøringen. Hva sjekker du først?

2. Du legger inn regnskapets kundenummer på en kunde som allerede har ti fakturaer. Hva skjer med de ti?

3. Økonomi vil at eksportfilene skal gå automatisk til regnskapsbyrået. Hvor setter du det opp?

4. Dere vil fakturere de ukentlige kundene hver mandag og resten ved månedsslutt. Hva setter du opp?

5. Dere går over til Frakt24. Det gamle systemet sluttet på faktura 20500. Hva gjør du før den første fakturaen lages?

6. Økonomi vil endre oppbyggingen av KID midt i året. Hva gjør du først?

7. En underleverandør er MVA-registrert, men oppgjøret hans kommer uten MVA. Hvor sjekker du?

Du er ikke innlogget, så resultatet lagres ikke.

VeiledernotaterVises bare når veiledermodus er på
  • Ved oppstart: gå gjennom format, Accounting customerid, Use customer accounting id og kontoene på prisgruppene sammen med regnskapsføreren, og kjør en testeksport før første ordinære fakturering.
  • Inntektskontoen følger prisgruppen og avdelingen (Accounting id per avdeling på prisgruppen). Det dekkes i leksjonen «Priser: fra priskode til riktig konto». Med avdelingsmodulen har også hver avdeling sin Accounting id.
  • Eksport av ressursoppgjør til regnskapet krever underleverandørmodulen (fanen Settlement Export i klientinnstillingene). Testleieren har den ikke.