Frakt24 - FleetX Akademi
Økonomi · Nivå 2 · Effektiv hverdag

Overføringen til regnskapet

Lær å overføre alle fakturaene til regnskapet og sjekke at summene stemmer.

Ny 10 min Faktura · modul 25
1

Mål og hvorfor

Dette lærer du

  • lage en eksportkjøring som tar med alle avdelinger
  • laste ned filene og importere kundefilen før fakturafilen
  • sjekke at summene i eksportloggen stemmer med regnskapet
  • hva du gjør når en fil mangler eller sendingen feiler

Eksport betyr at fakturaene sendes over til regnskapssystemet. Før det er de ikke bokført. Invoice → Export samler alle fakturaer og kreditnotaer som ikke er eksportert ennå, til og med datoen du velger. Kreditnotaene er dokumentene som trekker tilbake et fakturert beløp. Etter kjøringen merkes alt som eksportert. Derfor kommer en faktura bare med én gang, og en kjøring kan ikke angres.

Den vanligste feilen er at kjøringen ikke tar med alt. Fakturaer på en avdeling du ikke valgte, blir liggende igjen og kommer ikke til regnskapet før noen oppdager det. Den nest vanligste feilen er at regnskapet ikke kjenner kunden, fordi kundefilen ikke ble importert først.

2

Begreper

Exportfiles loggListen over alle eksportkjøringer. Den viser ID, dato og hvem som kjørte dem.
Generate new fileLager en ny eksportkjøring. Den tar med alle fakturaer og kreditnotaer som ikke er eksportert ennå, til og med datoen du velger.
Kundefil og fakturafilNoen regnskapsformater har to filer. Kundefilen importeres alltid først. Da kjenner regnskapet kundene før fakturaene kommer.
Accounting export formatRegnskapsformatet administratoren har valgt i klientinnstillingene. Det bestemmer filtypen, eller om fakturaene sendes direkte via en API-kobling.
Invoiced Net / Credit NetSummene for kjøringen, uten MVA: det som er fakturert, og det som er kreditert. Du sjekker dem mot regnskapet.
3

Vis meg

Bildet viser eksportsiden i testleieren, med den første kjøringen åpnet. Klikk på en del av bildet for å se hva den brukes til.

Prøv det selv i Steptour

En interaktiv gjennomgang tatt opp i Frakt24. Du klikker deg gjennom stegene selv, og den åpnes over denne siden.

4

Prøv selv

Sett stegene i en trygg overføring til regnskapet i riktig rekkefølge.
Rekkefølgen din vises her
5

Sjekk deg selv

Alle riktige gir fullført
Svar riktig på alle for å fullføre leksjonen Du ser hvilke svar som er feil, og kan prøve så mange ganger du vil. Leksjonen teller mot merket for nivå 2 i Økonomi: 0 av 5 fullført.
1. Regnskapsføreren savner fakturaene fra avdeling Bergen, men Oslo-fakturaene fra samme uke er på plass. Hva har mest sannsynlig skjedd?

2. Regnskapsføreren har mistet filen fra forrige ukes eksport. Hva gjør du?

3. Importen av fakturafilen feiler fordi regnskapet ikke kjenner kundene. Hva er den vanligste årsaken?

4. Automatisk sending er satt opp, og kolonnen API response viser en varseltrekant på dagens kjøring. Hva betyr det?

5. Klienten bruker fileksport. Du lager en faktura rett etter at dagens eksportkjøring er laget. Hva skjer med den?

6. Regnskapsføreren spør hvilken fil faktura 100045 kom med i. Hvordan finner du det?

7. Du har importert filene i regnskapet. Hvordan sjekker du at alt kom med?

Du er ikke innlogget, så resultatet lagres ikke.

VeiledernotaterVises bare når veiledermodus er på
  • Testleieren har bare én avdeling, så avdelingsvalget i Create new exportfile vises ikke der. Hos kunder med avdelingsmodulen står alle avdelinger avkrysset som standard.
  • En eksportkjøring kan ikke angres fra skjermen, og fakturaene i den kommer ikke med i en ny kjøring. Mistet fil løses med ny nedlasting fra loggen.
  • Med en API-integrasjon (for eksempel Tripletex API eller PowerOffice Go API) kan fakturaene sendes direkte når de genereres. De er da ikke med i eksportfilen. Formatet settes av administratoren, se admin-leksjonen «Fakturering, eksport og oppgjør».