Frakt24 - FleetX Akademi
Tid og lønn · Nivå 2 · Effektiv hverdag

Ferie og fravær

Lær å behandle søknader om ferie og fravær, og sørge for at godkjent fravær kommer riktig til lønn.

Ny 15 min Timeregistrering (tid og fravær) · modul 43
1

Mål og hvorfor

Dette lærer du

  • sjekke i fraværskalenderen om det er nok folk før du svarer på en søknad
  • godkjenne eller avslå en søknad med en tydelig begrunnelse
  • registrere fravær for en ansatt som ringer inn syk
  • lese saldoene og se hvordan fraværstypen kobler fravær til lønn

Fravær er også lønn. Når du godkjenner en søknad, lager systemet fraværstimer for den ansatte. Timene får lønnsarten som fraværstypen peker på. De går til lønn sammen med de vanlige arbeidstimene, og godkjennes sammen med resten av perioden. Se Periodegodkjenning og lønnseksport.

To ting går ofte galt. Noen godkjenner uten å se i kalenderen, og plutselig er tre sjåfører borte samme uke. Systemet advarer ikke mot overlapp, så den vurderingen må du gjøre. Eller en fraværstype mangler lønnsart. Da blir fraværet godkjent, men det lages ingen timer, og ingenting kommer til lønn.

2

Begreper

Leave RequestListen over søknader som venter på svar. Den ansatte søker i sjåførappen, og du godkjenner eller avslår her.
Approved LeaveListen over godkjent fravær i perioden, med varighet, fraværstype og logg.
Assign leaveDu registrerer fravær for en ansatt. Er du administrator eller leder for den ansattes avdeling, blir fraværet som regel godkjent med en gang.
Earned / Used / BalanceSaldoen for hver fraværstype. Earned er det som er tjent opp, Used er det som er brukt av godkjent fravær, og Balance er det som er igjen.
Leave TypeHva slags fravær det er, for eksempel ferie, sykefravær eller permisjon. Hver type er lønnet eller ulønnet og er koblet til en lønnsart (Hour Type).
Response logHistorikken på én søknad: hvem som søkte, hvem som svarte, og begrunnelsen.
3

Vis meg

Bildene viser fire skjermer: kalenderen der du sjekker om det er nok folk, listen over godkjent fravær, saldoene og fraværstypene som kobler fravær til lønn. Klikk på en del av et bilde for å se hva den brukes til.

I Frakt24 finner du en interaktiv gjennomgang av den samme siden under Hjelp-knappen øverst på siden.
4

Prøv selv

Driver 2 søker ferie fra 29. september til 3. oktober. Kalenderen viser at en annen sjåfør på samme skift allerede har godkjent ferie to av dagene. En tredje har en søknad som venter. Hva gjør du?
5

Sjekk deg selv

Alle riktige gir fullført
Svar riktig på alle for å fullføre leksjonen Du ser hvilke svar som er feil, og kan prøve så mange ganger du vil. Leksjonen teller mot merket for nivå 2 i Tid og lønn: 0 av 5 fullført.
1. En sjåfør ringer og er syk i dag. Han bruker ikke appen til å søke. Hvordan registrerer du fraværet raskest?

2. Saldoen for betalt ferie viser at en ansatt har brukt en dag for mye. Hva retter du?

3. Dere har laget en ny fraværstype, Velferdspermisjon, men godkjente permisjoner dukker aldri opp i lønnseksporten. Hva er den mest sannsynlige årsaken?

4. Du har godkjent ferie for feil uke og kansellerer den i Approved Leave. Hva må du gjøre etterpå?

5. Du er avdelingsleder og har søkt ferie selv. Kan du godkjenne din egen søknad?

6. Du har slått på See leave requests i fraværskalenderen. En dag har en oransje blokk ved siden av en grønn. Hva betyr det?

7. Du har godkjent en ferieuke for en sjåfør. Hva må fortsatt skje før fraværstimene kan eksporteres til lønn?

Du er ikke innlogget, så resultatet lagres ikke.

VeiledernotaterVises bare når veiledermodus er på
  • Vanlig supportsak: fravær er godkjent, men vises ikke i lønnseksporten. Sjekk at fraværstypen har Hour Type. Dashbordet i tidsmodulen varsler også om fraværstyper uten lønnsart.
  • Godkjent fravær lager timer bare på hverdager, og timene får utkaststatus. Dagene må fortsatt godkjennes før perioden kan godkjennes og eksporteres.
  • App Admin kan behandle sin egen søknad. Alle andre må få en annen leder til å gjøre det.