Pengeflyten: fra ordre til regnskap
Få oversikt over veien pengene går, fra prisen på ordren til inntekten i regnskapet.
Mål og hvorfor
Dette lærer du
- hvilke fem steg pengene går gjennom, fra prisen på ordren til regnskapet
- hvor i menyen du gjør hvert steg
- hvorfor én kjørt ordre gir to pengestrømmer: faktura og ressursoppgjør
- hvor du leter når noe er bokført feil, og hvordan du retter en faktura
Slik kommer du dit
- Klikk Invoice i toppmenyen.
- Velg Search, Generate eller Export, alt etter hva du skal gjøre.
- Ser du ikke menypunktet, mangler du tilgang eller modulen. Spør administratoren.
Pengeflyten er veien pengene går: ordren får pris, blir fakturert, og fakturaen kommer inn i regnskapet. Kjørelederne flytter godset, og økonomi flytter pengene. Hvert steg bygger på det forrige. Stopper en ordre på ett steg, blir den ikke fakturert.
Samme kjøring gir også en annen pengestrøm: ressursoppgjøret. Det er utbetalingen til sjåførene og underleverandørene for jobben de har kjørt.
Begreper
Vis meg
Først ser du hovedmenyen i Frakt24. Klikk på en del av bildet for å se hvor du gjør hvert steg. Under bildet kan du klikke deg gjennom stegene i kjeden.
Grunndata
AdministratorRegistrene er byggeklossene alle andre velger fra: avdelinger, kjøretøytyper, godstyper og servicetyper.
Hvorfor det betyr noe: Mangler en servicetype eller kjøretøytype her, kan ikke kjørelederen velge den på ordren.
Ressurser og kjøretøy
AdministratorHvem som kjører og med hva. Hver ressurs har en kommunikasjonskanal: sjåfør-appen, e-post, EDI eller manuell.
Hvorfor det betyr noe: Kanalen avgjør hvordan en tildelt ordre når sjåføren. Feil kanal er en vanlig grunn til at «sjåføren ikke fikk ordren».
Priser og produkter
Administrator og økonomiPriskoder, prisgrupper og produkter som priser ordrene automatisk, pluss kundenes egne prisavtaler.
Hvorfor det betyr noe: Prisgruppene styrer MVA-sats og regnskapskonto. Bokføres noe feil, er det her man leter.
Ordre
Kjøreleder, kundeweb eller EDIOrdren bygges i fem steg: Kunde, Oppgaver, Beskrivelse, Tid og Produkt. Den kan også komme inn fra kundeweben eller via EDI.
Hvorfor det betyr noe: Alt som skjer senere, fra pris til faktura, bygger på det som registreres her.
Tildeling og planlegging
KjørelederOrdren legger seg i «Alle utildelte ordrer». Kjørelederen tildeler den til en ressurs, planlegger i kalenderen eller legger den på en rute.
Hvorfor det betyr noe: Målet gjennom dagen er å tømme listen over utildelte ordrer.
Utførelse
Sjåfør i appenSjåføren aksepterer ordren og kvitterer hvert stopp i appen. Status og leveringsbevis kommer tilbake til systemet i sanntid.
Hvorfor det betyr noe: Kjørelederen ser fremdriften uten å ringe, og kunden kan følge sendingen i kundeweben.
Faktura
ØkonomiFerdigprisede ordrer som er klare til fakturering, blir fakturaer. Kreditnota og ny utsendelse gjøres under Søk faktura.
Hvorfor det betyr noe: En kjørt ordre som ikke dukker opp i faktureringen, er som regel ikke ferdig priset eller ikke klar til fakturering.
Regnskap
ØkonomiFakturaer og oppgjør eksporteres til regnskapssystemet, på riktig konto og per avdeling.
Hvorfor det betyr noe: Eksportformat, fakturanummerering og KID styres i klientinnstillingene under Regnskap.
Ressursoppgjør
ØkonomiDen andre pengestrømmen fra samme kjøring: oppgjøret som betaler sjåfører og underleverandører.
Hvorfor det betyr noe: Når oppgjøret genereres, låses ordrene som er med, slik at de ikke betales to ganger.
Tid og lønn
Tid og lønnFor egne ansatte: dagsrapporter godkjennes, sjekkes mot fartsskriveren og går videre til lønnseksporten.
Hvorfor det betyr noe: Tiden sjåføren registrerer i appen er grunnlaget. Godkjenning skjer per dag og per periode.
Prøv det selv i Steptour
En interaktiv gjennomgang tatt opp i Frakt24. Du klikker deg gjennom stegene selv, og den åpnes over denne siden.
Prøv selv
Sjekk deg selv
Alle riktige gir fullført- Innbetalinger og purringer følges opp i regnskapssystemet, ikke i Frakt24. Si det tidlig i kurset.
- Prisgrupper og regnskapsformat settes opp av administrator. Denne rollen handler om driften.